Por qué importa el registro
El cumplimiento no termina cuando se cierra una venta; vive en los registros que puede producir después. CMS requiere que los agentes conserven cierta documentación, y si alguna vez lo auditan o se presenta una queja, sus registros son su defensa. Los agentes que tratan el registro como una ocurrencia tardía descubren el hueco en el peor momento posible, mientras que quienes tienen un sistema simple y constante duermen tranquilos. Los buenos registros también protegen a sus clientes al documentar que consintieron y entendieron aquello en lo que se inscribieron. Nuestra guía de venta de MA en cumplimiento cubre los pasos de la cita que generan muchos de estos registros.
Así que el registro no es papeleo; es la evidencia que lo protege a usted, a sus clientes y a su licencia después de la venta.
Llamadas y Alcance de la Cita
Dos tipos de registro surgen con más frecuencia. CMS requiere la grabación de muchas llamadas de marketing, ventas e inscripción, y esas grabaciones deben conservarse durante el período que CMS especifica. Los formularios de Alcance de la Cita, que documentan lo que un cliente aceptó discutir antes de una cita de ventas, también deben almacenarse y conservarse. Los períodos de retención exactos y qué interacciones están cubiertas los fija CMS y pueden cambiar, así que la práctica segura es confirmar los requisitos actuales en vez de confiar en la memoria. Almacene todo de forma organizada y recuperable, no disperso entre dispositivos.
Lo esencial: conserve las grabaciones de llamadas cubiertas y los formularios de Alcance de la Cita durante el período requerido por CMS, almacenados de modo que realmente pueda encontrarlos.
Estar listo ante una auditoría
Estar listo para una auditoría es sobre todo cuestión de un buen hábito y un buen sistema: capture el registro requerido en el momento en que se crea, archívelo de forma constante y nunca lo elimine antes de que cierre la ventana de retención. Un proceso simple y confiable le gana a uno sofisticado que no sigue. Como las reglas evolucionan, revise sus prácticas periódicamente contra la guía actual de CMS y los requisitos de sus aseguradoras. Esta es información general, no asesoría legal ni de cumplimiento para su situación específica; verifique las reglas actuales de retención con fuentes autorizadas. Si desea sistemas y apoyo que lo mantengan listo para una auditoría, nuestra página de únase a nuestro equipo explica nuestro enfoque.
La conclusión: capture y organice los registros requeridos sobre la marcha, consérvelos durante el período obligatorio, y estará listo para una auditoría de forma predeterminada.
Preguntas Frecuentes
¿Qué registros deben conservar los agentes de Medicare?
Lo más común: las grabaciones de llamadas cubiertas y los formularios de Alcance de la Cita, conservados durante el período que CMS especifica. Los requisitos exactos y las interacciones cubiertas los fija CMS y pueden cambiar, así que confirme las reglas actuales.
¿Cuánto tiempo deben conservar los agentes las grabaciones de llamadas y los SOA?
Durante el período de retención que CMS especifica, que puede cambiar con el tiempo. En vez de confiar en la memoria, confirme el período requerido actual contra la guía autorizada de CMS y los requisitos de sus aseguradoras.
¿Cómo me mantengo listo para una auditoría?
Capture cada registro requerido cuando se crea, archívelo de forma constante en un sistema recuperable, nunca lo elimine antes de que cierre la ventana de retención, y revise sus prácticas periódicamente contra la guía actual de CMS.
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